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Handbuch für den Vorstand des Hackspace Jena e.V."

Dieses Handbuch ist kein Gesetz. Es dokumentiert eine selbst auferlegte Aufgabenverteilung, die immer wieder ständig angepasst werden kann und die dokumentiert, wie der aktuelle Vorstand seine Arbeit machen möchte. Natürlich kann das Handbuch bei der Aufnahme der Arbeit eines neu gewählten Vorstandes als Orientierung dienen, an die er sich mehr oder weniger hält. Ein Ziel, das mit der Erstellung und Pflege dieses Dokumentes verfolgt wird, ist auch, bei der Übergabe und Einarbeitung Zeit zu sparen und Kommunikationsfehler zu vermeiden.

TODO: https://kraut.space/hswiki:anleitungen:vorstandswechsel einarbeiten

Gemeinsame Arbeit

• Vorstandssitzungen

Vorsitzender

Übergabe

Eintretend

• Sicherheitsbeauftragten benennen und unter https://kraut.space/hswiki:verein:verantwortliche#sicherheitsbeauftragter vermerken

Laufender Betrieb

Schatzmeister

Übergabe

Laufender Betrieb

Finanzen

Mitgliederverwaltung

• Mitgliederanträge werden chronologisch sortiert in einem Ordner abgeheftet
• Austrittserklärungen werden bei dem korrespondierenden Mitgliedsantrag abgeheftet
• Austrittserklärungen werden mit einem Formschreiben bestätigt
• Eintritt und Austritt werden in Jameica gepflegt

Sonstiges

• Bei Bedarf Domains bei OVH verlängern, man bekommt ne E-Mail (Login in keepass file)

Schriftführer

Übergabe

Scheidend

• Erstellung und Übergabe des Protokolls der Mitgliederversammlung organisieren

Eintretend

• Unterlagen zum Notar für Vereinsregistereintragung
• Im Januar: Neues E-Mail-Zertifikat erstellen und veröffentlichen
  • Mit scripts/gen-office-key erstellen
  • Auf Keyserver veröffentilchen
  • In ORTS einspielen
  • Links und Download auf Webseite aktualisieren

Laufender Betrieb

• Außenkommunikation (OTRS)
  • Junk aussortieren
  • Rest beantworten oder anderen Vorstandsmitgliedern zuweißen
• Protokolle der Vorstandssitzungen