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Handbuch für den Vorstand des Hackspace Jena e.V."

Dieses Handbuch ist kein Gesetz. Es dokumentiert eine selbst auferlegte Aufgabenverteilung, die immer wieder ständig angepasst werden kann und die dokumentiert, wie der aktuelle Vorstand seine Arbeit machen möchte. Natürlich kann das Handbuch bei der Aufnahme der Arbeit eines neu gewählten Vorstandes als Orientierung dienen, an die er sich mehr oder weniger hält. Ein Ziel, das mit der Erstellung und Pflege dieses Dokumentes verfolgt wird, ist auch, bei der Übergabe und Einarbeitung Zeit zu sparen und Kommunikationsfehler zu vermeiden.

TODO: https://kraut.space/hswiki:anleitungen:vorstandswechsel einarbeiten

Gemeinsame Arbeit

• Vorstandssitzungen

Vorsitzender

Übergabe

Eintretend

• Sicherheitsbeauftragten benennen und unter https://kraut.space/hswiki:verein:verantwortliche#sicherheitsbeauftragter vermerken

Laufender Betrieb

Schatzmeister

Übergabe

Laufender Betrieb

Finanzen

Mitgliederverwaltung

• Mitgliederanträge werden chronologisch sortiert in einem Ordner abgeheftet
• Austrittserklärungen werden bei dem korrespondierenden Mitgliedsantrag abgeheftet
• Austrittserklärungen werden mit einem Formschreiben bestätigt
• Eintritt und Austritt werden in Jameica gepflegt

Austritt

Reicht ein Mitglied eine Austrittserklärung schriftlich ein, erledigt der Schatzmeister folgende Schritte:

• Austrittsdatum auf den Ende des Monats, in dem die Austrittserklärung abgegeben wurde, festlegen (Dies ist nicht im Detail von der Satzung oder Geschäftsordnung geregelt).
• Das Austrittsdatum wird in der Mitgliederverwaltung und auf der physischen Beitrittserklärung (soweit vorhanden) vermerkt.
• Dem Mitglied eine Vorabbestätigung per E-Mail senden. Darin wird auch auf noch zu zahlende Mitgliedsbeiträge hingewiesen.
• Dem Mitglied eine schriftliche Bestätigung per Post senden. Eine Vorlage dazu ist unter ../Templates/Kündigungsbestätigung.tex zu finden.

Grundlage und weitere Informationen in Satzung (Paragraph 4 Absätze 5 und 6, Paragraph 12) und Geschäftsordnung (Paragraph 7)

Sonstiges

• Bei Bedarf Domains bei OVH verlängern, man bekommt ne E-Mail (Login in keepass file)

Schriftführer

Übergabe

Scheidend

• Erstellung und Übergabe des Protokolls der Mitgliederversammlung organisieren

Eintretend

• Unterlagen zum Notar für Vereinsregistereintragung
• Im Januar: Neues E-Mail-Zertifikat erstellen und veröffentlichen
  • Mit scripts/gen-office-key erstellen
  • Auf Keyserver veröffentilchen
  • In ORTS einspielen
  • Links und Download auf Webseite aktualisieren

Laufender Betrieb

• Außenkommunikation (OTRS)
  • Junk aussortieren
  • Rest beantworten oder anderen Vorstandsmitgliedern zuweißen
• Protokolle der Vorstandssitzungen