2019-03-07 21:57:19 +01:00
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WIP
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# Handbuch für den Vorstand des Hackspace Jena e.V."
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Dieses Handbuch ist kein Gesetz. Es dokumentiert eine selbst auferlegte
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Aufgabenverteilung, die immer wieder ständig angepasst werden kann und die
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dokumentiert, wie der aktuelle Vorstand seine Arbeit machen möchte. Natürlich
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kann das Handbuch bei der Aufnahme der Arbeit eines neu gewählten Vorstandes als
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Orientierung dienen, an die er sich mehr oder weniger hält. Ein Ziel, das mit
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der Erstellung und Pflege dieses Dokumentes verfolgt wird, ist auch, bei der
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Übergabe und Einarbeitung Zeit zu sparen und Kommunikationsfehler zu vermeiden.
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TODO: https://kraut.space/hswiki:anleitungen:vorstandswechsel einarbeiten
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## Gemeinsame Arbeit
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- Vorstandssitzungen
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## Vorsitzender
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### Übergabe
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#### Eintretend
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- Sicherheitsbeauftragten benennen und unter
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https://kraut.space/hswiki:verein:verantwortliche#sicherheitsbeauftragter
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vermerken
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### Laufender Betrieb
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## Schatzmeister
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### Übergabe
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### Laufender Betrieb
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#### Finanzen
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#### Mitgliederverwaltung
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- Mitgliederanträge werden chronologisch sortiert in einem Ordner abgeheftet
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- Austrittserklärungen werden bei dem korrespondierenden Mitgliedsantrag
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abgeheftet
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- Austrittserklärungen werden mit einem Formschreiben bestätigt
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- Eintritt und Austritt werden in Jameica gepflegt
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2019-04-12 10:54:24 +02:00
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##### Austritt
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Reicht ein Mitglied eine Austrittserklärung schriftlich ein, erledigt der
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Schatzmeister folgende Schritte:
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- Austrittsdatum auf den Ende des Monats, in dem die Austrittserklärung
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abgegeben wurde, festlegen (Dies ist nicht im Detail von der Satzung oder
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Geschäftsordnung geregelt).
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- Das Austrittsdatum wird in der Mitgliederverwaltung und auf der physischen
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Beitrittserklärung (soweit vorhanden) vermerkt.
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- Dem Mitglied eine Vorabbestätigung per E-Mail senden. Darin wird auch auf
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noch zu zahlende Mitgliedsbeiträge hingewiesen.
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- Dem Mitglied eine schriftliche Bestätigung per Post senden. Eine Vorlage
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dazu ist unter ../Templates/Kündigungsbestätigung.tex zu finden.
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Grundlage und weitere Informationen in Satzung (Paragraph 4 Absätze 5 und 6,
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Paragraph 12) und Geschäftsordnung (Paragraph 7)
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#### Sonstiges
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- Bei Bedarf Domains bei OVH verlängern, man bekommt ne E-Mail (Login in keepass file)
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## Schriftführer
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### Übergabe
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#### Scheidend
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- Erstellung und Übergabe des Protokolls der Mitgliederversammlung organisieren
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#### Eintretend
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- Unterlagen zum Notar für Vereinsregistereintragung
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- Im Januar: Neues E-Mail-Zertifikat erstellen und veröffentlichen
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- Mit scripts/gen-office-key erstellen
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- Auf Keyserver veröffentilchen
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- In ORTS einspielen
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- Links und Download auf Webseite aktualisieren
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### Laufender Betrieb
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- Außenkommunikation (OTRS)
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- Junk aussortieren
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- Rest beantworten oder anderen Vorstandsmitgliedern zuweißen
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- Protokolle der Vorstandssitzungen
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