WIP

# Handbuch für den Vorstand des Hackspace Jena e.V."

Dieses Handbuch ist kein Gesetz. Es dokumentiert eine selbst auferlegte
Aufgabenverteilung, die immer wieder ständig angepasst werden kann und die
dokumentiert, wie der aktuelle Vorstand seine Arbeit machen möchte. Natürlich
kann das Handbuch bei der Aufnahme der Arbeit eines neu gewählten Vorstandes als
Orientierung dienen, an die er sich mehr oder weniger hält. Ein Ziel, das mit
der Erstellung und Pflege dieses Dokumentes verfolgt wird, ist auch, bei der
Übergabe und Einarbeitung Zeit zu sparen und Kommunikationsfehler zu vermeiden.

TODO: https://kraut.space/hswiki:anleitungen:vorstandswechsel einarbeiten

## Gemeinsame Arbeit

- Vorstandssitzungen

## Vorsitzender

### Übergabe

#### Eintretend

- Sicherheitsbeauftragten benennen und unter
  https://kraut.space/hswiki:verein:verantwortliche#sicherheitsbeauftragter
  vermerken

### Laufender Betrieb

## Schatzmeister

### Übergabe

### Laufender Betrieb

#### Finanzen

#### Mitgliederverwaltung

- Mitgliederanträge werden chronologisch sortiert in einem Ordner abgeheftet
- Austrittserklärungen werden bei dem korrespondierenden Mitgliedsantrag
  abgeheftet
- Austrittserklärungen werden mit einem Formschreiben bestätigt
- Eintritt und Austritt werden in Jameica gepflegt

##### Austritt

Reicht ein Mitglied eine Austrittserklärung schriftlich ein, erledigt der
Schatzmeister folgende Schritte:

- Austrittsdatum auf den Ende des Monats, in dem die Austrittserklärung
  abgegeben wurde, festlegen (Dies ist nicht im Detail von der Satzung oder
  Geschäftsordnung geregelt).
- Das Austrittsdatum wird in der Mitgliederverwaltung und auf der physischen
  Beitrittserklärung (soweit vorhanden) vermerkt.
- Dem Mitglied eine Vorabbestätigung per E-Mail senden. Darin wird auch auf
  noch zu zahlende Mitgliedsbeiträge hingewiesen.
- Dem Mitglied eine schriftliche Bestätigung per Post senden. Eine Vorlage
  dazu ist unter ../Templates/Kündigungsbestätigung.tex zu finden.

Grundlage und weitere Informationen in Satzung (Paragraph 4 Absätze 5 und 6,
Paragraph 12) und Geschäftsordnung (Paragraph 7)

#### Sonstiges

- Bei Bedarf Domains bei OVH verlängern, man bekommt ne E-Mail (Login in keepass file)

## Schriftführer

### Übergabe

#### Scheidend

- Erstellung und Übergabe des Protokolls der Mitgliederversammlung organisieren

#### Eintretend

- Unterlagen zum Notar für Vereinsregistereintragung
- Im Januar: Neues E-Mail-Zertifikat erstellen und veröffentlichen
  - Mit scripts/gen-office-key erstellen
  - Auf Keyserver veröffentilchen
  - In ORTS einspielen
  - Links und Download auf Webseite aktualisieren

### Laufender Betrieb

- Außenkommunikation (OTRS)
  - Junk aussortieren
  - Rest beantworten oder anderen Vorstandsmitgliedern zuweißen
- Protokolle der Vorstandssitzungen